주주명부

떼는 서류가 아니라 만드는 서류다

많이들 여기서 막힙니다. 완납증명서나 등기부등본은 어디 가서 떼면 그만이지만 주주명부는 발급해주는 곳이 없습니다. 회사가 스스로 작성해서 비치해 두는 장부이거든요.

상법상 주식회사에는 주주명부를 작성·비치할 의무가 있는데도 실무에서는 설립한 뒤로 한 번도 갱신하지 않은 회사가 많아, 요구를 받고 나서야 부랴부랴 만드는 일이 흔합니다.

요구받기 전에 미리 만들어 두면 해결됩니다. 들어갈 항목도 단순해서 주주 이름, 주소, 보유 주식 수와 종류, 취득일, 그리고 작성 기준일이면 충분합니다.

회사 작성분과 세무신고분

같은 정보를 담았지만 출처가 다른 서류가 두 가지 있는데 심사에서는 이 둘을 서로 대조합니다.

	주주명부	주식등변동상황명세서
만드는 곳	회사	회사가 세무서에 신고
시점	임의 기준일	사업연도 단위
신뢰도	회사의 주장	신고분이라 더 무겁게 본다

지분 변동이 있었던 해에는 법인세를 신고하면서 주식등변동상황명세서를 함께 냅니다. 회사가 제출한 주주명부와 이 신고분이 서로 다르면 소명 대상이 되는데, 대개는 기준일 차이에서 비롯되지만 설명이 없으면 의심을 사지요.

그래서 주주명부를 만들 때 기준일을 분명하게 적어 두는 일이 중요합니다.

한 해 달력 위에 두 서류의 기준일을 나란히 올려 보면 다음과 같습니다.

지분 구조에서 읽히는 것

첫째로 중소기업 여부가 여기서 갈립니다. 다른 기업이 지분을 일정 비율 이상 쥐고 있으면 관계기업으로 묶여 중소기업 범위를 벗어날 수 있습니다. 중소기업확인서가 온라인으로 발급되지 않고 오프라인 절차로 넘어가는 흔한 이유도 이것입니다.

가점 요건도 지분에서 판가름 납니다. 청년창업이나 여성기업 같은 가점은 대표자와 함께 지분 요건까지 보는 경우가 많습니다. 대표는 청년인데 지분 대부분을 다른 사람이 갖고 있다면 요건을 맞추지 못할 수 있습니다.

관계기업 판정도 같은 구조로, 다른 법인이 지분을 일정 비율 이상 보유하면 그 법인과 한데 묶어 규모를 합산합니다. 지분율 자체보다 누가 갖고 있는지가 판정을 가르므로, 주주 가운데 법인이 있다면 중소기업 판정부터 확인해 두는 편이 안전합니다.

서류를 받는 쪽에서 주주명부를 펴면 가장 먼저 눈이 가는 곳은 대표의 지분율입니다. 가점 요건도, 협약 기간 중 지분 변동에 대한 질문도 결국 이 숫자에서 시작하기 때문입니다. 대표 지분이 낮거나 최근에 크게 바뀌었다면 이유를 한 줄 적어서 함께 내는 편이 좋습니다.

특수관계인 거래 여부도 지분 구조로 가려집니다. 사업비를 특수관계 법인과의 거래에 쓰면 정산에서 부인되는데, 그 판정의 근거가 되는 서류가 주주명부입니다.

명의신탁은 여기서 드러난다

명의신탁이란 주식의 실제 주인과 명부에 이름이 오른 주주가 서로 다른 경우를 가리킵니다. 세무·법률 문제가 따로 얽힌 사안이라 여기서 다룰 내용은 못 되지만 지원사업 관점에서만 말하면 주주명부·주식등변동상황명세서·등기부등본이 서로 어긋나는 모습으로 드러납니다.

지분 정리가 필요하다면 지원사업 신청 전에 세무 대리인·법무 담당과 함께 처리하세요. 신청하고 나서 드러나면 사안이 훨씬 무거워집니다.

개인사업자는 없다

개인사업자에게는 애초에 주식도 주주도 없습니다. 공고문이 법인을 기준으로 쓰여 있다면 이 항목은 해당 없음으로 처리됩니다.

정리

주주명부는 어디서 발급받는 서류가 아닌 회사가 직접 만드는 장부라서 미리 정리해 두면 될 일입니다. 세무신고분과 대조당하므로 작성 기준일은 반드시 적어 두세요. 지분 구조로는 중소기업 여부와 가점 요건, 특수관계 거래를 판정하고 명부·신고분·등기부가 서로 어긋나면 소명 대상이 됩니다. 지분 정리가 필요하다면 신청 전에 끝내 두는 것이 원칙입니다.