법인인감증명서

신청 때가 아니라 협약 때 필요해진다

이 서류는 사업 신청 서류 목록에는 없다가 선정된 뒤 협약 단계에서 갑자기 요구된다는 점이 특징입니다. 계약서에 찍는 도장이 진짜인지 확인해야 하기 때문이지요.

그런데 선정 발표에서 협약까지 주어지는 기간은 짧은 경우가 많습니다. 인감카드가 없는 회사라면 그때 등기소에 가야 해서 며칠이 사라지므로, 선정될 것 같으면 미리 준비해두는 편이 낫습니다.

등기사항증명서와 달리, 온라인으로 못 뗀다

여기서 가장 많이들 착각합니다. 등기부등본은 인터넷등기소에서 바로 출력되는데 법인인감증명서는 그렇게 되지 않습니다.

• 인감카드는 등기소 창구와 무인발급기에서 쓰는 물건이라, 카드가 있어도 온라인으로는 발급되지 않습니다
• 인터넷등기소에서 할 수 있는 건 발급 신청까지이고 수령은 등기소 창구에서 해야 합니다(상업등기규칙 제40조제2항)
• 2025년부터 전자인감증명서 제도가 생겼지만 최초 1회는 등기소를 방문해 신청해야 하고, 쓸 수 있는 곳도 법원행정처장이 지정한 기관으로 한정됩니다(상업등기규칙 제42조의2·제42조의3). 아무 데나 낼 수 있는 범용 증명서는 못 됩니다

그러니 누군가는 등기소나 무인발급기에 가야 합니다. 인감카드가 있으면 무인발급기에서 끝나고 없으면 등기소에서 카드부터 발급받아야 하는데, 법인을 설립할 때 법무사가 인감카드까지 받아둔 경우가 많으니 서류 상자부터 뒤져보세요. 어디 있는지 모르는 상태가 가장 흔합니다.

카드 찾기부터 제출까지를 한 줄로 이어 보면 이렇습니다.

법인인감과 사용인감

실무에서 자주 섞이는 두 도장입니다.

	법인인감	사용인감
등록	등기소에 신고	신고하지 않음
증명	인감증명서로 진위 확인	사용인감계로 “이 도장을 우리가 쓴다”고 선언
쓰는 곳	중요 계약, 협약, 등기	일상 거래, 견적서
관리	엄격 (금고 보관)	상대적으로 느슨

회사를 통째로 걸 수 있는 도장이 법인인감이니 아무 데나 찍을 수는 없습니다. 그래서 일상 업무에 쓸 사용인감을 따로 만들어 두고 사용인감계에 법인인감을 찍어 “이 도장도 우리 것”임을 증명하는 방식을 씁니다.

지원사업 협약서가 요구하는 도장은 대개 법인인감입니다. 사용인감을 찍어 보냈다가 다시 받는 일이 생기므로 협약서에 어느 도장인지 지정돼 있는지 확인하세요.

위임할 때

대표이사가 직접 못 가면 위임장으로 처리하는데, 이때 위임장에도 법인인감을 찍고 인감증명서를 첨부하는 게 보통입니다. 인감증명서를 떼려고 인감증명서가 또 필요한 구조라서 여유를 두고 움직여야 합니다.

개인사업자는 개인 인감

개인사업자에게는 법인인감이 없으므로 대표자의 개인 인감증명서(주민센터·정부24 발급)를 씁니다. 본인서명사실확인서로 갈음되는 경우도 있으니 공고문 기준을 보세요.

자주 걸리는 지점

유효기간을 착각하는 일이 흔합니다. 대개 “최근 3개월 이내”를 요구하지만 사업마다 다르고, 완납증명서처럼 법으로 30일이 정해진 서류와 헷갈리면 안 됩니다.

인감 변경 직후도 조심할 때입니다. 도장을 바꾸고 변경등기를 하지 않았다면 증명서가 옛 인감으로 나와서 찍은 도장과 맞지 않습니다.

대표이사 변경 직후에는 인감도 새로 신고해야 하니 등기부등본과 함께 상태를 맞춰두세요.

정리

• 신청 단계가 아닌 협약 때 필요해지는 서류이고, 선정 후 기간이 짧으니 미리 준비해 두는 것이 좋습니다.
• 온라인 발급은 안 되며 인터넷으로 신청해도 수령은 창구에서 합니다. 인감카드 역시 창구와 무인발급기에서만 씁니다.
• 협약서는 대개 법인인감을 요구하므로 사용인감으로 찍으면 다시 받게 됩니다.
• 최근 3개월 이내 발급분을 요구하는 경우가 많지만 사업마다 다릅니다.
• 인감이나 대표이사를 바꾼 직후라면 등기 상태부터 맞춰야 합니다.