사업비 전용계좌 거래내역

왜 계좌를 따로 두라고 하나

세금계산서가 “샀다”를 보여준다면 계좌 내역은 “돈이 실제로 나갔다”를 보여주는 서류이고 이 둘이 다 있어야 지출이 성립합니다.

회사 주거래 계좌 하나로 사업비와 회사 돈을 섞어 쓰면 어떻게 될까요. 어떤 지출이 사업비에서 나갔는지 회사 돈에서 나갔는지 구분할 방법이 사라지고 정산 자체가 성립하지 않게 됩니다.

대부분의 사업이 전용 계좌를 요구하는 것도 그래서입니다. 편의보다는 증명 구조 때문에 필요한 장치이지요.

명의도 정해져 있습니다. 중기부 창업지원사업의 통합관리지침은 전용 계좌와 카드를 예비창업자·개인사업자는 창업자 이름으로, 법인은 법인 명의로 만들게 하고 나중에 법인으로 전환하면 법인 명의로 다시 발급받게 합니다(제49조).

섞어 쓰면 되돌릴 수 없다

이 서류에서 무엇보다 무거운 대목입니다. 다른 실수는 나중에 보완할 여지가 있어도 계좌를 섞은 것은 사후에 분리할 수 없습니다.

• 회사 운영비를 사업비 계좌에서 낸 경우
• 개인 카드로 결제한 뒤 나중에 사업비 계좌에서 대표에게 이체한 경우
• 자기부담금을 대표 개인 계좌로 직접 결제한 경우

세 경우 모두 정산에서 문제가 되는데, 일이 벌어진 뒤에는 소명 말고 할 수 있는 게 없습니다. 협약 직후에 계좌를 열고 그 계좌만 쓰는 방법밖에 없는 셈입니다.

자기부담금도 다르지 않습니다. 회사 계좌로 먼저 입금한 뒤 사업비 계좌를 거쳐 집행하는 형태가 안전합니다.

서류를 받아 읽는 쪽에서 전용계좌 내역까지 펴 보는 건 흔한 일이 아니고, 실사처럼 회사를 깊게 들여다보는 단계에서 보게 됩니다. 그때 사업비가 다른 돈과 섞였는지가 계좌 하나로 드러나니, 처음부터 나눠 두는 편이 낫습니다.

이자와 미집행 잔액

전용 계좌에 들어온 사업비에서 생긴 이자도 반납 대상입니다. 통합관리지침은 사업이 끝났을 때의 정산잔액을 집행잔액 + 발생한 이자 + 정산 불인정금액으로 정의하고, 그중 정부지원사업비 몫은 전문기관이 지정한 계좌로 반납하게 합니다(제61조). 다만 잔액이 반납에 드는 비용보다 작으면 반납하지 않습니다.

계좌를 섞으면 여기서도 계산이 막힙니다. 회사 돈과 사업비가 한 계좌에 있으면 이자 가운데 얼마가 사업비 몫인지 나눌 수 없거든요.

“남으면 우리 돈”이 아니라 “남으면 돌려주는 돈”입니다. 그러니 사업비 계획은 실제로 집행할 수 있는 수준으로 짜야 합니다. 다 못 쓰면 반납하고, 무리해서 쓰면 정산에서 걸립니다.

돈이 전용계좌를 지나는 길을 순서대로 늘어놓으면 이렇습니다.

카드 결제와의 관계

많은 사업이 전용 카드를 함께 요구하거나 지정된 결제 수단만 인정합니다. 카드로 결제한 대금은 전용 계좌에서 빠져나가므로 계좌 내역에도 남습니다.

인정받지 못하는 흔한 형태는 이렇습니다.

• 현금으로 결제하고 영수증만 내는 경우
• 대표 개인 카드로 결제한 경우
• 다른 회사 계좌에서 대신 결제한 경우

예외가 하나 있습니다. 해외 구매는 최종 거래처에 사업비 카드로 결제하는 게 원칙인데, 카드를 쓸 수 없다면 전문기관이나 주관기관의 승인을 받아 개인·법인카드로 결제하고 원화 환산액으로 소급 정산할 수 있습니다(제47조). 승인 없이 쓴 개인카드는 여전히 안 됩니다.

결제 수단은 결제하는 순간에 정해집니다. 물건을 사기 전에 어느 수단으로 결제해야 하는지부터 확인하세요. 비목별 인정 범위는 사업화 자금 비목별 집행에 함께 정리해 두었습니다.

무엇을 제출하나

• 통장 사본: 계좌번호·예금주 확인용
• 거래내역: 정산 대상 기간 전체를 인터넷뱅킹에서 출력
• 예금거래실적증명서: 은행이 발급하는 증명으로, 요구하는 사업이 있음

거래내역은 건별로 세금계산서·계약서와 대조됩니다. 그래서 집행할 때마다 세 서류를 한 묶음으로 모아두면 정산 때 며칠을 아낄 수 있고 정산 시점에 몰아서 맞추려 하면 기억을 더듬어야 합니다.

정리

세금계산서는 “샀다”를, 계좌 내역은 “돈이 나갔다”를 보여 주므로 둘 다 있어야 지출이 성립합니다. 계좌를 섞으면 사후에 분리할 수 없으니 협약 직후 전용 계좌부터 열고 자기부담금도 회사 계좌를 거쳐 집행하세요. 이자와 미집행 잔액은 반납 대상이며 결제 수단은 사는 순간에 정해지므로 미리 확인해야 합니다. 집행할 때마다 계약서·계산서·이체 내역을 한 묶음으로 모아두면 정산이 수월해집니다.