검수확인서

세 번째 다리

세금계산서가 “샀다”를, 계좌 내역이 “돈이 나갔다”를 보여준다면 검수확인서가 보여주는 건 “받았다”입니다.

앞의 두 서류만 있으면 계산서를 끊고 돈까지 보냈는데 실제로는 아무것도 받지 않은 것 아니냐는 의심이 남습니다. 외주용역은 물건처럼 눈에 보이지 않으니 이 의심이 한층 더 커지고요.

외주용역비 정산에서 가장 자주 요구받는 서류가 이것인데, 정작 가장 자주 빠지는 것도 이 서류입니다.

무엇을 적나

법정 서식이 따로 정해져 있지는 않습니다. 사업별 관리지침이 서식을 내려 주는 경우가 많은데 그렇지 않다면 아래 항목만 들어가면 됩니다.

• 계약 건명과 계약서 번호
• 검수 일자(협약 기간 안이어야 합니다)
• 납품·수행 내역과 수량
• 검수 결과(합격/보완 등)
• 검수자와 공급자의 서명·날인

이 가운데 검수 일자와 내역의 구체성을 특히 꼼꼼히 봅니다. “용역 완료”라고만 적어 두면 무엇을 받았는지 알 길이 없어 추가 자료를 요구받게 되지요.

중기부 창업지원사업의 통합관리지침은 이 서류를 “검수조서(증빙사진 포함)“라고 부르는데, 외주용역이라면 과업지시서에 적힌 장소에서 납품·검수하고 증빙사진이 들어간 검수조서를 최종 결과보고와 함께 내도록 정해 두었습니다(제38조).

외주용역은 산출물이 함께 간다

용역비를 정산할 때는 확인서 한 장으로 끝나지 않는 일이 많아 대개 실제 결과물까지 함께 냅니다.

• 디자인 용역 → 최종 산출물 파일, 시안 이력
• 개발 용역 → 소스·빌드 결과물, 화면 캡처, 검수 시나리오
• 시험·분석 용역 → 시험성적서, 분석 보고서
• 컨설팅 → 최종 보고서, 회의록

금액과 산출물이 균형을 이루는지도 자주 걸리는 부분입니다. 수천만 원짜리 용역인데 산출물이 몇 장짜리 보고서라면 소명을 요구받거든요. 정말 그만한 일을 했다면 회의록이나 중간 산출물 같은 과정 자료까지 남겨두는 편이 안전합니다.

사후 작성은 티가 난다

근로계약서와 똑같은 문제가 여기서도 생깁니다. 정산 시점에 몰아서 쓰면 어디선가 드러나거든요.

• 검수 일자와 세금계산서 발행일·이체일의 앞뒤가 맞지 않습니다
• 여러 건의 확인서에 같은 필체·같은 날짜로 작성한 흔적이 남습니다
• 산출물 파일의 수정일이 검수일보다 한참 뒤로 찍혀 있습니다

납품받는 그 자리에서 쓰는 것 말고는 방법이 없습니다. 한 건당 5분이면 끝날 일을 미뤄두면 정산에서 며칠을 쓰게 됩니다.

날짜를 한 줄로 죽 늘어놓고 보면 차이가 바로 눈에 들어옵니다.

장비·재료비에도 쓰인다

검수조서는 물품을 구입할 때도 어김없이 따라붙습니다. 통합관리지침의 비목 표는 재료비와 기계장치 증빙에도 검수조서(증빙사진 포함)를 적어 두었고(제36조 표-10), 무엇을 몇 개 받았는지 적힌 거래명세서를 함께 붙여두면 대조가 한결 쉬워집니다.

장비라면 여기서 그치지 않고 관리 의무까지 붙습니다(제39조).

• 자산관리대장 기재와 온라인시스템 등록(취득현황은 취득일로부터 1개월 이내)
• 취득가액·시기·사용 장소·지원사업명을 적은 안내문 부착(주관기관이 요구할 수 있음)
• 협약기간 중 임의 처분 금지, 협약기간이 끝난 뒤에도 5년간 관리(취득가액이 개당 500만 원 이하인 것은 제외)

장비는 사고 끝이 아니라 협약이 끝난 뒤에도 관리 대상으로 남습니다. 회계상 감가상각 기간과는 별개로 적용되는 기준이지요. 중간점검이나 최종점검 때 실물을 직접 확인하는 경우도 있으니, 장비를 어디에 뒀는지 바로 알 수 있게 관리해야 합니다.

정리

검수확인서는 계산서와 이체에 이어 “받았다”를 증명하는 세 번째 다리입니다. 외주용역비에서 가장 자주 요구되면서 가장 자주 빠지는 서류라서 검수 일자를 협약 기간 안에 두고 내역을 구체적으로 적어야 하며, 용역이라면 산출물도 함께 내야 합니다. 금액과 산출물이 서로 균형을 이루지 못하면 소명을 요구받습니다. 사후 작성은 날짜 앞뒤에서 드러나니 납품받는 그 자리에서 작성하세요. 장비는 여기에 자산관리대장 등록(1개월 이내)과 처분 제한(협약 후 5년, 개당 500만 원 이하 제외)이 뒤따릅니다.